Один мій італійський колега якось сказав мені, що ділова кореспонденція повинна бути «fredda ma gentile». Так воно насправді і є в Італії. Якщо ви почитаєте ділові листи, то помітите, що вони максимально безособові, відсторонені та емоційно безбарвні. Комусь такий спосіб спілкування може видаватися занадто сухим та нудним, але досвід показує, що саме він дозволяє контактувати з безліччю невідомих і незнайомих людей та допомагає підтримувати з ними рівні ділові відносини.
Коли вам уперше доведеться писати ділового листа то, швидше за все, ви будете рвати на собі волосся і пити валер’янку. Але ситуація налагодиться коли ви зрозумієте, що основним секретом ділового італійського листа є: стислість, чіткість, простота та максимальна відстороненість (і побільше безособових конструкцій).
Частина 1. Привітання
- Egregio Sig. …/ Egregia Sig.ra … / Egregi Signori – Шановний пан … / шановна пані … / шановні панове (у випадку, якщо стосунки з адресатом є строго офіційними, якщо ви пишете йому вперше);
- Gentile Sig. … / Gentile Sig.ra …. – Шановний пане / Шановна пані …; (найбільш оптимальний варіант для ділового листування)
- Gentilissimo … / Gentilissima … – Вельмишановний … / Вельмишановна
- Spettabile – шановна/ шановний. Це звертання до колективного адресата – фірми, установи тощо. Наприклад: Spettabile Ditta, Spettabile “ABC” S.r.l., Spettabile Azienda ecc.
Частина 2. Вступна фраза
Невеличке зауваження: коли ви пишете до людини, яка представляє фірму, діє від її імені, то звертатися до неї потрібно на «ви» (тобто, уся фірма, ) – Voi. Якщо ж ви пишете до свого лікаря, адвоката, нотаріуса, то у цьому випадку звертаєтеся до них на “Ви” – Lei.
- A seguito della Vostra lettera del (data) … – У відповідь на ваш лист (дата)…;
- In risposta al Vostro annuncio sul (nome sito o giornale) del (data) … – У відповідь на ваше оголошення (назва газети, сайту), (дата);
- A seguito del nostro colloquio telefonico… – У продовження нашої телефонної розмови …;
- Come richiesto Vi invio / Vi scrivo / Vi informo / Vi comunico… – Як ви просили я надсилаю вам / пишу вам / інформую вас / доводжу до вашого відома…. (Зверніть увагу наскільки безособовою і відстороненою є фраза «Come richiesto»);
- Ringrazio per la Vostra lettera… – Дякую за ваш лист ( «Ringrazio…»: тут також відсутні особові займенники я і вам);
- Le / Vi sarò grato / grata se… – Буду Вам / вам вдячна, якщо …;
- Con la presente confermo il ricevimento della Sua /Vostra lettera … – Цим листом я підтверджую, що отримав / отримала вашого / вашого листа…;
- Con riferimento al nostro colloquio telefonico in data odierna confermo la mia presenza a Lviv nel giorno (data) – Посилаючись на нашу сьогоднішню телефонну розмову, я підтверджую, що такого числа я буду у Львові. (зверніть увагу наскільки відсторонена італійська фраза: по суті там ні разу не використано звертання до адресата)
Частина 3. Прикріплення файлу
- In allegato vogliate trovare: (elenco di documenti) – У вкладці прикріплено файли: (список файлів);
- In allegato: (elenco di documenti) – прикріплені файли: (список файлів).
Частина 4. Заключна фраза та прощання
- Confidando in una sollecita risposta e rimanendo a vostra completa disposizione, cordialmente saluto. (Firma) – Сподіваємося на швидку відповідь! Завжди до ваших послуг. Зі щирою повагою, (підпис);
- In attesa di Vostra sollecita risposta, cordialmente saluto. (Firma) – Сподіваємося на швидку відповідь! Зі щирою повагою, (підпис);
- Ringraziando anticipatamente per una sollecita risposta cordialmente saluto. (Firma) – Наперед вдячний / вдячна / вдячні за швидку відповідь! З повагою, (підпис);