Un mio collega italiano una volta mi ha detto che la corrispondenza commerciale deve essere “fredda ma gentile”.  Questa frase descrive perfettamente lettere commerciali italiane che sono estremamente impersonali e prive di ogni emozione.

Senza dubbi la vostra prima esperienza con le lettere commerciali italiane sarà stressante ma a mano a mano che prenderete la conoscenza della terminologia e delle costruzioni specifiche la situazione migliorerà notevolmente.

Siate brevi, chiari e lineari!

Lettera commerciale. Intestazione.

• Egregio Sig. …/ Egregia Sig.ra … / Egregi Signori – ( = Dear Mr. … , Dear Ms. …, Dear Sirs)
• Gentile Sig. … / Gentile Sig.ra …. ( = Mr. …, Ms. …)
• Gentilissimo Sig. … / Gentilissima Sig.ra … ( = Dear Mr. … , Dear Ms. …);
• Spettabile Ditta – ( = Dear Sirs) . Questa intestazione viene usata quando la lettera è intestata all’azienda e non a una persona.

Lettera commerciale. Formule introduttive.

Quando scrivete una lettera commerciale ad una azienda nella persona del suo rappresentante e che agisce in nome e per conto dell’azienda dovrete rivolgervi a lui usando il “Voi”, se invece, scrivete ad una persona con la quale non avete confidenza o ad un libero professionista (Avv., Dott., Ing., Prof. ecc.) dovrete usare il  “Lei”.

• A seguito della Vostra lettera del (data) … ( = further to you letter of (date);
• In risposta al Vostro annuncio sul (nome sito o giornale) del (data) … ( = in response to your advertisement in (name, date);
• A seguito del nostro colloquio telefonico… ( = following our phone conversation, I…);
• Come richiesto Vi invio / Vi scrivo / Vi informo / Vi comunico… ( = as you requested, I am sending / writing /informing /  communicating …)
• Ringrazio per la Vostra lettera… ( = Thank you for your letter…);
• Le / Vi sarò grato / grata se… ( = I would be grateful for…);
• Con la presente confermo il ricevimento della Sua /Vostra lettera … ( = I acknowledge receipt of your letter of (date)…);
• Con riferimento al nostro colloquio telefonico in data odierna confermo la mia presenza a Lviv nel giorno (data)

Lettera commerciale. Allegato.

• In allegato vogliate trovare: (elenco di documenti) – (= Please find attached: list of attached documents);
• In allegato: (elenco di documenti). – ( = See attached: …)

Lettera commerciale. Formule di chiusura.  

• In attesa di Vostra sollecita risposta, cordialmente saluto. (Firma) – ( = I look forward to hearing from you shortly. Yours sincerely, …)
• Confidando in una sollecita risposta e rimanendo a vostra completa disposizione, cordialmente saluto. (Firma);
• Ringraziando anticipatamente per una sollecita risposta cordialmente saluto. (Firma);